Cuando se trata la captación y gestión de voluntarios en una ONG, la eficiencia y la organización son clave para lograr el máximo impacto en la comunidad. Una de las decisiones más importantes que enfrentan las ONG a la hora de digitalizarse es si desarrollar internamente una solución de software para la gestión de voluntarios o si optar por un software ya existente, un SaaS (software as a service). En este artículo, exploraremos las ventajas y desventajas de cada opción, centrándonos en casos concretos para las ONG que buscan mejorar su proceso de gestión de voluntarios.
Desarrollo Propio o SaaS
El desarrollo propio se refiere al proceso de crear una solución de software propia, utilizando recursos y talentos propios de la organización o externos como agencias y freelancers. Para un desarrollo de este tipo hace falta un equipo de desarrolladores, diseñadores y especialistas en tecnología para diseñar, desarrollar, probar y mantener la solución.
Al contrario, un SaaS es una solución ya creada por un proveedor externo. El Software as a Service es un modelo de distribución de software en el que el proveedor aloja la aplicación en la nube y la pone a disposición de los usuarios a través de internet. En pocas palabras, en lugar de descargar e instalar software en tu propia infraestructura, simplemente accedes a él a través de un navegador web.
Ventajas del desarrollo propio
Personalización total: Al desarrollar tu propia solución de software, tienes la libertad de personalizarla según las necesidades específicas de tu organización. Puedes incluir características y funcionalidades que sean únicas para tu programa de voluntariado y que se adapten perfectamente a tu proceso de trabajo.
Flexibilidad para cambios: Con el desarrollo propio, tienes la capacidad de realizar cambios y actualizaciones en el software según sea necesario. Siempre que surjan nuevas necesidades o requisitos, puedes adaptar la solución para satisfacerlas sin depender de terceros proveedores.
Control total sobre los datos: Al mantener tu propio software, tienes control total sobre los datos de tus voluntarios y de tu organización. Esto te brinda tranquilidad en términos de privacidad y seguridad de los datos, ya que no estás compartiendo información sensible con proveedores externos.
Desventajas del desarrollo propio
Altos costos iniciales: El desarrollo de software interno puede requerir una inversión significativa en recursos humanos, tecnológicos y financieros. Esto puede ser prohibitivo para organizaciones con presupuestos limitados.
Tiempo de desarrollo prolongado: El proceso de desarrollo de software puede llevar mucho tiempo, desde la planificación inicial hasta la implementación final. Durante este tiempo, la organización puede experimentar retrasos en la implementación y en la mejora de sus procesos de gestión de voluntarios.
Necesidad de mantenimiento continuo: Una vez que el software está desarrollado e implementado, requiere mantenimiento continuo para garantizar su funcionamiento óptimo. Esto puede implicar la asignación de recursos adicionales a largo plazo.
Conocimiento necesario para liderar el desarrollo: Liderar el desarrollo interno de software requiere un alto nivel de conocimiento técnico y experiencia en el diseño, desarrollo y mantenimiento de aplicaciones. Esto puede ser un desafío para organizaciones que carecen de recursos técnicos o de personal capacitado en el campo de la tecnología de la información.
Ventajas del SaaS
Costo inicial reducido: Con un SaaS, no tienes que preocuparte por los altos costos asociados con el desarrollo de software interno. Puedes suscribirte a una solución existente por una fracción del costo y comenzar a utilizarla de inmediato.
Implementación rápida: La implementación de un SaaS es rápida y sencilla. No tienes que pasar por el largo proceso de desarrollo y pruebas que implica crear una solución internamente. Puedes empezar a utilizar la solución casi de inmediato y comenzar a ver resultados rápidamente.
Soporte y mantenimiento incluidos: Los proveedores de SaaS suelen ofrecer soporte técnico y actualizaciones regulares como parte de su servicio. Esto significa que no tienes que preocuparte por el mantenimiento continuo del software, ya que el proveedor se encarga de ello por ti.
Conocimiento necesario: Utilizar un SaaS no requiere un nivel profundo de conocimiento técnico para implementarlo y administrarlo. Los proveedores de SaaS se encargan de la configuración inicial, la seguridad, las actualizaciones y el mantenimiento del software, lo que hace que sea más accesible para organizaciones sin un equipo de tecnología de la información dedicado.
Desventajas del SaaS
Limitaciones de personalización: Aunque los SaaS suelen ofrecer una variedad de características y funcionalidades, es posible que no se ajusten perfectamente a las necesidades específicas de tu organización. Esto puede requerir compromisos en términos de procesos y flujos de trabajo.
Dependencia del proveedor: Al utilizar un SaaS, tu organización depende del proveedor para el soporte técnico, las actualizaciones y la disponibilidad del servicio. Si el proveedor experimenta problemas técnicos o decide discontinuar el servicio, tu organización puede sufrir interrupciones en sus operaciones.
Costos a largo plazo: Aunque el costo inicial de un SaaS puede ser bajo, los costos a largo plazo pueden acumularse con el tiempo, especialmente a medida que tu organización crece y necesita acceder a características adicionales o a un mayor número de usuarios.
Cuándo elegir un SaaS
Para muchas ONG, optar por un Software as a Service (SaaS) puede ser la decisión más acertada en ciertas circunstancias. Aquí hay algunos casos concretos en los que un SaaS puede ser la mejor opción para gestionar voluntarios:
Presupuesto Limitado:
En organizaciones con recursos financieros limitados, el desarrollo interno de software puede resultar prohibitivamente costoso. Un SaaS ofrece una alternativa más económica, ya que elimina la necesidad de realizar inversiones iniciales significativas en desarrollo y mantenimiento de software. Con modelos de precios flexibles, los SaaS permiten a las ONG pagar solo por los servicios que necesitan, lo que se adapta mejor a presupuestos ajustados.
Necesidad de Implementación Rápida:
Cuando se necesita una solución rápida y lista para usar, un SaaS es la opción más conveniente. La implementación de un SaaS es rápida y sencilla, ya que no requiere pasar por el largo proceso de desarrollo y pruebas que implica crear una solución internamente. Las organizaciones pueden comenzar a utilizar el software de inmediato y ver resultados tangibles en poco tiempo.
Falta de Recursos y Conocimientos Técnicos:
Si la organización carece de un equipo interno de desarrollo de software o de experiencia en este ámbito, optar por un SaaS es la opción más práctica. Los proveedores de SaaS suelen ofrecer soporte técnico y actualizaciones regulares como parte de su servicio, lo que elimina la necesidad de contar con personal técnico dedicado. Además, el nivel de conocimiento técnico necesario para implementar y administrar un SaaS es generalmente más bajo en comparación con el desarrollo interno de software, lo que lo hace más accesible para organizaciones con recursos técnicos limitados.
Necesidad de Escalabilidad:
Para organizaciones que prevén un crecimiento futuro, un SaaS ofrece la ventaja de la escalabilidad. Los SaaS suelen ser altamente escalables y pueden crecer y adaptarse a medida que la organización aumenta su alcance y tamaño. Esto permite a las ONG ampliar su uso del software sin necesidad de realizar cambios significativos en la infraestructura tecnológica.
Foco en la Misión Principal:
Optar por un SaaS permite a las organizaciones centrarse en su misión principal sin distraerse con el desarrollo y mantenimiento de software interno. Al dejar la parte técnica en manos de expertos, las ONG pueden dedicar más tiempo y recursos a hacer un impacto positivo en la comunidad y alcanzar sus objetivos.
Civic Layer: solución de Gestión de Voluntarios
La elección entre desarrollar internamente una solución de software y optar por un SaaS dependerá de las necesidades específicas de tu organización, así como de tus recursos y objetivos. Si buscas una solución altamente personalizada y tienes los recursos y el tiempo necesario, el desarrollo propio puede ser la mejor opción. Sin embargo, si tienes un presupuesto limitado y necesitas una solución rápida y rentable, un SaaS puede ser la mejor opción para tu organización.
En este sentido, Civic Layer se presenta como una opción sólida para las organizaciones que buscan un SaaS eficiente y centrado en la gestión de voluntarios. Con características diseñadas específicamente para satisfacer las necesidades de las ONG, Civic Layer ofrece una plataforma intuitiva y escalable que facilita la captación, la coordinación y el seguimiento de voluntarios.
Si deseas conocer más sobre los beneficios que ofrece un SaaS como Civic Layer para la gestión de voluntarios, no dudes en contactarnos. Estamos aquí para ayudarte a encontrar la solución adecuada que impulse el éxito y la sostenibilidad de tu programa de voluntariado.
