El Software de Gestión de Voluntarios, o VMS (Volunteer Management Software) adecuado puede elevar a tu equipo a un nivel superior de excelencia y cumplimiento de la misión. Al igual que hay software específicamente para contables, gestores de proyectos, equipos de ventas y marketing, también existen soluciones también existen para los profesionales del voluntariado.
La gestión del voluntariado suele comenzar con una hoja de cálculo, pero a medida que crece el número de voluntarios este este método se vuelve engorroso, requiere tiempo y pierde eficacia.
Algunos problemas habituales son:
- Alto volumen de introducción de datos
- Duplicación de datos
- Largo proceso de elaboración de informes
- Errores en la integridad de los datos e imprecisiones en los datos
- Más tiempo dedicado a introducir cifras y menos tiempo dedicando a los voluntarios
- Los voluntarios empiezan a desvincularse
- Preocupación por la seguridad de los datos.
El primer paso para elegir una solución de Gestión de Voluntarios es determinar qué herramienta se utiliza actualmente. Puede una hoja de cálculo, puede ser algún tipo de forma de software VMS, o puede ser algo totalmente distinto.
La importancia del VMS adecuado
Un gran número de empleados experimentan frustraciones en el trabajo debido a herramientas de software inadecuadas. El programa de software adecuado debería convertirse en una ventanilla única, que te permita realizar todas las funciones necesarias de tu puesto.
Para los Profesionales Voluntarios (VEP), esto incluye:
- Captación y selección de posibles voluntarios
- Formación e incorporación de nuevos voluntarios
- Programar las horas de voluntariado
- Comunicarse directamente con los voluntarios
- Registrar las horas de voluntariado
- Informar sobre las horas de voluntariado
- Seguimiento y registro de los datos de los voluntarios
- y mucho más.
Para los voluntarios, la herramienta de software adecuada les permite a:
- Solicitar un puesto de voluntario
- Recibir y enviar comunicaciones
- Inscribirse en vacantes
- Gestionar su propio horario de voluntariado
- Actualizar la información de su perfil
- Registrar sus horas de voluntariado
- Informar sobre su contribución.
Un VMS moderno te permite hacer todas estas cosas, por lo que es importante considerar: ¿qué elementos son más importantes para ti?
Las ventajas de un SGV adecuado:
- Mejor aprovechamiento de tu tiempo (y el de los voluntarios)
- Informes más fáciles y precisos
- Mejores comunicaciones
- Mejor compromiso de las partes interesadas
- Mayor seguridad y confidencialidad de los datos
- Mayor integridad de los datos
- Mejor accesibilidad a los datos
- Mejor visibilidad de tu programa, mediante el uso de tecnología moderna
- Mayor moral y retención del personal
- Mejor relación calidad-precio en general, como resultado de la consolidación de varios sistemas en uno solo.
El proceso que recomendamos para elegir una solución de Software de Gestión del Voluntariado
Identificar la necesidad
Primero, tenemos que identificar la necesidad de cambio. Este es un punto crítio en el que frecuentemente nos encontramos con errores que pueden impedir un cambio positivo:
- No podemos permitirnos un buen software
- Ya utilizamos muchas herramientas y no necesitamos otra más
- El uso de software nos quitará el toque personal
- Las hojas de cálculo son gratuitas y no nos cuestan nada
- Mis voluntarios no usan tecnología – no dejes que que la minoría determine la decisión final
- Es demasiado trabajo hacer el cambio
Es fácil caer en el ciclo de estar demasiado ocupado como como consecuencia de no disponer de una buena herramienta, luego ver la necesidad de una buena herramienta pero estar demasiado ocupado para ¡investigarla y ponerla en práctica!
El proceso de cambio comienza tomándote momento para considerar tu estado actual frente a tu estado deseado: ¿qué tienes actualmente y qué te gustaría tener?
Empieza por definir lo que quieres o necesitas de un VMS. Piensa fuera del cuadrado, pero al mismo mismo tiempo, establece objetivos realistas. Recuerda que no todos los VMS van a ser los más adecuados para cada necesidad.
Argumentar el cambio
A menudo, el mayor reto es convencer a otras personas de tu organización de que es necesario cambio. Para justificar el cambio, es importante identificar los problemas clave a los que se enfrenta tu organización y cuáles de ellos son decisivos. Puede ser útil crear una tabla en la que se expongan los problemas , a qué personas o departamentos afectan a qué personas o departamentos afectan, y las consecuencias problemas si no se resuelven.
Para cada problema identificado, céntrate en cómo afecta no sólo al servicio voluntario, sino a la organización en su conjunto. Por ejemplo, los datos seguridad y privacidad de los datos afecta a todos organización y es difícil de ignorar.
Formar un equipo de proyecto
La solución propuesta es que la dirección de la organización autorización para formar un equipo de proyecto equipo de proyecto que explore soluciones VMS para ayudar a resolver estos problemas.
Como equipo, tendréis que fijar vuestro/s objetivo/s y encontrar aliados que os apoyen en este viaje. Las mejores soluciones surgen de organizaciones en las que una variedad de experiencias en torno a la mesa. Piensa en incluir a las siguientes personas:
- Un miembro del Consejo de Administración
- El Coordinador/Gerente de Voluntarios
- Un Director Ejecutivo
- Una persona de apoyo informático
- Un Consultor o Gestor de Proyectos
- Los Voluntarios
Evaluación de proveedores
El siguiente paso es considerar quién del sector podría ser un socio tecnológico adecuado. Hay muchos proveedores, por lo que conviene tener en cuenta lo siguiente:
- Credibilidad: ¿cuánto tiempo llevan en el negocio?
- ¿Qué historial tienen?
- Longevidad: ¿es probable que estén ahí a a largo plazo?
- ¿Cuál es su configuración de privacidad y seguridad?
- ¿Cómo se encriptan los datos?
- ¿De qué asistencia permanente dispondrán?
- ¿Qué recursos de ayuda en línea ofrecen?
- ¿Dónde está ubicada la empresa y hay soporte local?
- ¿Qué capacidad de respuesta tienen?
- ¿Las respuestas forman parte de la cuota de anulación o tendrás que pagar un suplemento por las solicitudes de ayuda?
- ¿Es el sistema fácil de usar, tanto para los como para los voluntarios?
- ¿Existe una aplicación? En caso afirmativo, ¿qué permite a los voluntarios?
- ¿Admite el sistema el aprendizaje electrónico?
- ¿Es personalizable el sistema?
- ¿Puedes utilizarlo para guardar documentación importante, como acuerdos consentimiento, etc.
- ¿Cuál es la estructura de precios?
- ¿Cuántos administradores puedes tener por el precio? ¿Cuánto cuesta añadir más?
- ¿Es escalable el sistema a medida que crezca tu programa de voluntariado? ¿Influye eso en el precio?
Análisis de proveedores
Un Análisis de Proveedores te permite comparar cómo cada proveedor satisface tus necesidades identificadas. En este paso es necesario priorizar tus necesidades como Must Haves, Should Haves y Nice to Haves:
- Must have (M): esta necesidad es obligatoria. Descalifica inmediatamente a un proveedor si su VMS no satisface esta necesidad.
- Debería tener (S): esta necesidad es importante, añade valor y debería encontrarse. Si no se encuentra no descalifica automáticamente a un VMS.
- Es bueno tenerla (N): Esta necesidad es una ventaja si se encuentra. Tiene poco impacto si se omite.
Identificar el VMS adecuado
Identificar el VMS adecuado para tu organización es un viaje. Tómate el tiempo necesario para tomar decisiones bien pensadas y alcanzar el mejor resultado. Hay cuatro Etapas de Toma de Decisiones necesarias en este proceso:
1. Determinar los posibles contendientes
Esta fase consiste en reunir a tu equipo y hacer una lista de tus necesidades. Cada necesidad debe priorizar como una Necesidad Obligatoria, una Necesidad Necesaria o una tener. Elabora una Evaluación de Necesidades y revísala para elaborar una lista inicial. Esta fase debería durar entre dos y cuatro semanas.
2. Consigue una demostración
Esta es tu oportunidad de ver bien un sistema sistema y averiguar cómo funciona. Piensa si es fácil de usar e intuitivo. No tengas miedo de que participen distintos miembros del equipo del proyecto hacer preguntas, o de volver a echarle un segundo vistazo. Dedica aproximadamente dos semanas a esta fase.
3. Prueba el software
Sólo contrata una versión de prueba cuando estés preparado y tiempo para probarlo a fondo. Involucra a tus voluntarios en la prueba, permíteles que prueben el proceso de solicitud de voluntarios y sus opiniones y preguntas -su experiencia puede ser diferente de la tuya. Asegúrate de volver al proveedor con preguntas o para pedir aclaraciones tantas veces como sea necesario (esto también te dará una indicación de su capacidad de respuesta en futuras consultas).
Si realizas una demostración y no te parece es adecuada para tu organización, no te sientas atrapado. Comunica al vendedor que no es para ti.
Tras las pruebas, deberías estar preparado para elaborar una lista final. Limítala a dos VMS y céntrate principalmente en sus requisitos de usabilidad y (sobre todo en lo que debes tener). Dedica cuatro semanas al proceso de prueba.
4. Suscríbete
Una vez que hayas planificado, preparado y tu plan estarás en condiciones de elegir sabiamente y con confianza.
Tu Jefe de Equipo de Proyecto, junto con el Director Ejecutivo y/o el Miembro de la Junta Directiva deberían recomendar la solución elegida a la dirección.
Deja pasar hasta un mes para completar el proceso de aprobación y proceso de suscripción.
En conclusión
Identificar el VMS adecuado es un proceso paso a paso que implica determinar los contendientes, obtener demostraciones, probar el software y suscribirse a la solución elegida. Las fases de toma de decisiones deben realizarse a lo largo de dos a cuatro meses, dejando tiempo suficiente para un proceso de selección exhaustivo y reflexivo.
En conclusión, un enfoque sistemático para elegir una solución de Software de Gestión del Voluntariado garantiza una decisión bien informada que se ajuste a las necesidades y objetivos de la organización.
