Archivos en papel, rotación de personal, silos de información, el uso de varios programas informáticos – la gestión manual de los voluntarios puede ser una tarea complicada y ardua, pero no tiene por qué serlo. El software de gestión de voluntarios (VMS) es una plataforma administrativa que ayuda a los equipos de las ONG a simplificar sus procesos existentes, haciendo más sencillo y eficaz la captación, el seguimiento y la organización de proyectos y voluntarios. En comparación con la introducción manual de datos y el seguimiento de los voluntarios, el software de gestión automatiza las tareas diarias, reduce la probabilidad de errores costosos y baja la carga de trabajo.
4 pasos para cambiar al software de gestión de voluntarios
La transición de la gestión de voluntarios de forma manual a un software en la nube como Civic Layer puede ahorrar tiempo y recursos a tu equipo. Al mismo tiempo ayuda a reducir el estrés tanto del personal como de los voluntarios. Estos cuatro pasos te ayudarán a dar el paso a un VMS.
1. Evalúa tu sistema actual
Antes de cambiar a algo nuevo, es importante saber cómo usas tu sistema actual. Considera aspectos como tus métodos de gestión, necesidades y las personas involucradas antes de elegir y hacer la transición al software.
Ejemplos de puntos a evaluar son:
- Creación y seguimiento de perfiles de voluntarios
- Programación de voluntarios
- Gestión de proyectos
- Generación de informes
- Procesamiento de solicitudes de voluntariado
- Comunicación con los voluntarios y entidades
- Almacenamiento de documentos
- Personas implicadas en la gestión
Lo ideal es que cada persona del equipo involucrada haga este ejercicio para poder satisfacer las necesidades específicas de cada persona y departamento para realizar el trabajo. A continuación, identifica cuáles de estas tareas queréis modernizar o simplificar. Analiza las oportunidades de voluntariado existentes para determinar cuáles pueden quedar obsoletas tras la transición al software – como el archivado manual y el procesamiento del papeleo – y considera cómo puedes adaptar esas funciones a tu nuevo sistema automatizado.
2. Encontrar un software de gestión de voluntarios que se adapte a tus necesidades
Ahora que tienes tu lista de deseos y necesidades, el primer paso es priorizarla antes de buscar opciones de VMS. ¿Qué es imprescindible? ¿Qué es opcional? No siempre hay una opción perfecta y es importante saber a qué deberíamos dar más importancia.
Algunos ejemplos de características a tener en cuenta son:
- Creación de perfiles de voluntarios personalizados
- Creación de proyectos
- Seguimiento de datos e informes específicos de tu organización
- Modelos de precios y opciones de pago
- Facilidad técnica de uso
- Tiempo de configuración
- Accesibilidad en diferentes dispositivos
- Portales de voluntarios y funciones de registro
- Gestión de contactos
- Asistencia continua al cliente para formación y preguntas
- Almacenamiento de objetivos de servicio
- Seguridad de los datos y privacidad de los archivos
Busca un VMS que incluya una prueba gratuita o una opción de demostración en vivo, para que puedas hacerte una idea del sistema antes de comprometerte. Una vez que hayas encontrado el programa adecuado para tu equipo, establece un calendario de transición con suficiente margen de maniobra. Trabaja con los responsables del equipo, los profesionales informáticos y los voluntarios para crear un calendario de transición paso a paso y comunica tus planes a las partes interesadas o a los miembros de la junta directiva. Asegúrate de que cada persona afectada tenga una lista clara de qué esperar, cuándo esperarlo y cómo beneficiarán los cambios a su puesto.
3. Archivar, hacer copias de seguridad e importar datos
La parte más crítica del cambio entre sistemas de gestión manuales y de software es transferir todos los datos relevantes sin perder nada en el proceso. Haz una lista de los datos que son esenciales, como la información de contacto de los voluntarios o los documentos valiosos. Haz una copia de seguridad de esta información en una plataforma de almacenamiento en la nube o en un dispositivo de almacenamiento externo si ya está en una plataforma digital. Escanea los documentos en tu dispositivo, si procede.
Elimina cualquier información duplicada y fusiona lo que puedas en un único archivo. No pierdas tiempo ni espacio de almacenamiento transfiriendo datos obsoletos, como información de voluntarios inactivos, a menos que sea absolutamente necesario. Una vez que hayas formateado los datos y comprobado la compatibilidad de los tipos de datos, estarás listo para importarlos a tu nuevo VMS.
4. Forma a voluntarios y administradores
Pasarse a un VMS es una forma excelente de ahorrar dinero y tiempo, pero el proceso requiere cierta planificación previa y una formación correcta del personal. Evita abrumar a tu equipo creando un plan de formación gradual, empezando por las funciones básicas y pasando después a funciones más opcionales que sean deseables tener pero que no sean críticas para completar tareas diarias. Pide opiniones después de cada oleada de transiciones.
Cuando presentes el nuevo sistema a tu equipo, céntrate en las ventajas. No te limites a decirles que estos nuevos métodos ahorrarán tiempo y facilitarán las cosas: muéstrales cómo cada función beneficiará directamente a sus responsabilidades diarias y al tiempo de voluntariado. Anticípate a sus posibles preocupaciones o a cualquier problema que pueda surgir durante la transición, y familiarízate con la nueva plataforma de antemano, para estar preparado para ayudar a los demás a aprender. Considera la posibilidad de designar a una sola persona para que actúe como líder o gestor de tu VMS, y deja que se encargue de todas las preguntas, formación y tareas relacionadas con el VMS.
También puedes ponerte en contacto con tu proveedor de VMS para recibir una formación más personalizada u obtener respuestas a preguntas específicas del sector o de la organización. Busca en el sitio web de tu proveedor de VMS guías prácticas, blogs útiles y tutoriales en vídeo para integrarlos en tus programas de formación.
Ventajas del software de gestión de voluntarios
Utilizar un software para gestionar voluntarios conlleva ventajas como:
Mayor visibilidad: La gestión manual de los voluntarios requiere tiempo y recursos que tu equipo podría destinar a otros fines, como la difusión en la comunidad o la captación de donantes. Las plataformas de VMS tienen funciones automatizadas que ahorran tiempo, para que los voluntarios puedan centrarse en lo que importa: la misión de tu organización. Si unes esto a otras ventajas, puedes ayudar a que tu mensaje llegue a más donantes y centrarte en nuevos métodos de difusión.
Compromiso de los voluntarios: Algunas plataformas de VMS tienen funciones integradas que hacen más fácil que nunca demostrar tu aprecio por los voluntarios, como la autoprogramación flexible y mensajes de agradecimiento.
Comunicación sencilla: Un VMS te permite llegar a cientos o miles de voluntarios con un mensaje rápido en el dispositivo que elijan, en lugar de dedicar tiempo a contactar por separado con cada persona, una característica que podría resultar crítica cuando se produzca un cambio de última hora en el evento o un conflicto de programación.
Programación simplificada: La programación en línea te ayuda a ver quién será voluntario en eventos o con tareas específicas, para que puedas crear planes personalizados que aprovechen al máximo las habilidades, intereses y experiencias de cada voluntario. Los voluntarios pueden elegir turnos y tareas que se ajusten a su estilo de vida, luego ver e imprimir sus horarios y hacer los cambios necesarios.
Gestionar voluntarios con el software Civic Layer
Civic Layer es una plataforma VMS escalable y rica en funciones que proporciona a tu organización más control sobre los procesos y las tareas cotidianas. Automatiza y moderniza tu equipo para ahorrar tiempo, implicar a los voluntarios y llegar a tu comunidad de formas nuevas y emocionantes. Las funciones principales incluyen programación, seguimiento, bases de datos, informes, captación y almacenamiento de solicitudes de voluntarios, además de cómodos quioscos de registro, almacenamiento de documentos, seguimiento de grupos y portales de voluntarios.
Programa hoy mismo una demostración en directo para saber más sobre la plataforma Civic Layer y cómo puede beneficiar a tu equipo, o inscríbete en una prueba gratuita de 30 días para conocer más de cerca las funciones del software.
