En el ámbito de la gestión de voluntarios para ONG, el uso de la tecnología desempeña un papel crucial en la optimización de las operaciones, la mejora del compromiso y el fomento de relaciones impactantes.
Durante mucho tiempo, los sistemas CRM (Customer Relationship Management) han sido la opción preferida de muchas empresas y entidades por su capacidad de agilizar las comunicaciones y gestionar las relaciones con donantes y simpatizantes. Pero muchas veces la gestión de voluntarios exige una solución especializada: el software de gestión de voluntarios (VMS).
En este artículo, exploraremos las distinciones entre CRM y VMS y dilucidaremos por qué incorporar un VMS es esencial para las ONG.
El panorama: CRM vs VMS
El software CRM sirve como sistema centralizado para gestionar las comunicaciones y las relaciones con las partes interesadas, incluidos donantes, simpatizantes y clientes. Agiliza los procesos, consolida los datos y proporciona información crucial para el crecimiento y la sostenibilidad de la organización. Sin embargo, cuando se trata de gestionar voluntarios, las complejidades de la captación, programación, formación y reconocimiento requieren un enfoque específico.
Por qué las ONG necesitan un CRM
Las organizaciones sin ánimo de lucro, por su carácter y filosofía, suelen dar prioridad a la prestación de servicios frente a las estrategias de crecimiento empresarial. El software CRM permite a estas organizaciones gestionar eficazmente las relaciones con los donantes, hacer un seguimiento de las campañas de recaudación de fondos y optimizar las comunicaciones. Aprovechando la tecnología, las ONG pueden mejorar los servicios, impulsar la recaudación de fondos y demostrar su impacto, todo ello con presupuestos ajustados y recursos limitados.
La pieza que falta: la adaptación al tercer sector
Los voluntarios son el alma de muchas ONG. Contribuyen con su tiempo, sus habilidades y su pasión a promover la misión de la organización. Sin embargo, la gestión eficaz de los voluntarios plantea retos únicos. Aunque los sistemas CRM pueden gestionar algunos datos de los voluntarios, a menudo carecen de funciones específicas para la captación, programación y reconocimiento de voluntarios. Esta carencia subraya la necesidad de una Solución de Gestión de Voluntarios (VMS) especializada.
El papel de las VMS en la captación de voluntarios
Facilidad de uso: acortar distancias
Una de las principales diferencias entre CRM y VMS radica en su facilidad de uso. Los sistemas CRM, aunque potentes, a menudo requieren un cierto nivel de conocimientos técnicos para navegar con eficacia. Sus complejas interfaces y amplias funciones pueden suponer una curva de aprendizaje muy pronunciada para los usuarios, sobre todo para los que tienen una formación tecnológica limitada. Además, los procesos de configuración, integración y personalización asociados a los sistemas CRM pueden llevar mucho tiempo y requerir conocimientos especializados.
En cambio, las plataformas VMS están diseñadas pensando en la facilidad de uso. Presentan interfaces intuitivas, flujos de trabajo racionalizados y funcionalidades simplificadas adaptadas específicamente a las tareas de gestión del voluntariado. Este enfoque centrado en el usuario hace que el VMS sea más accesible para una gama más amplia de usuarios, incluidos voluntarios y miembros del personal con distintos niveles de conocimientos técnicos. Con una formación mínima, las organizaciones pueden incorporar usuarios rápidamente y maximizar la eficacia de sus programas de voluntariado.
Necesidad de formación: Simplificar las operaciones
La necesidad de formación suele ser un factor crítico a la hora de considerar soluciones CRM y VMS. Los sistemas CRM suelen exigir amplias sesiones de formación para familiarizar a los usuarios con sus funcionalidades, navegación y opciones de personalización. Las organizaciones pueden tener que asignar recursos importantes para formar a los miembros del personal, lo que conlleva costes e inversiones de tiempo adicionales.
En cambio, las plataformas VMS dan prioridad a la usabilidad, y requieren una formación mínima para que los usuarios naveguen y las utilicen con eficacia. Sus interfaces intuitivas y flujos de trabajo sencillos permiten a los usuarios gestionar las tareas relacionadas con el voluntariado con facilidad, reduciendo la necesidad de extensas sesiones de formación. Esta sencillez mejora los índices de adopción por parte de los usuarios y permite a las organizaciones asignar recursos de forma más eficiente, centrándose en la ejecución del programa en lugar de en las iniciativas de formación.
El coste: Maximizar el valor
Las consideraciones de coste desempeñan un papel importante en la selección de soluciones CRM y VMS. Los sistemas CRM suelen conllevar unos costes iniciales considerables, incluidos los derechos de licencia, los gastos de implantación y los gastos de mantenimiento continuo. Además, la necesidad de personalización, integración con los sistemas existentes y formación puede aumentar aún más el coste total de propiedad con el tiempo.
En cambio, las plataformas VMS suelen ofrecer soluciones más rentables, con menos gastos iniciales y menos complejidades de implantación. Su enfoque en la simplicidad y la facilidad de uso se traduce en tiempos de implantación más rápidos y menos requisitos de personalización y formación. Como resultado, las organizaciones pueden conseguir importantes ahorros de costes sin dejar de beneficiarse de sólidas capacidades de gestión del voluntariado.
