Tener un proceso de gestión de voluntarios eficiente es importante para bajar la carga de trabajo, reducir estrés, crear relaciones duraderas con los voluntarios y captar nuevos voluntarios. Para gestionar mejor a los voluntarios, las organizaciones deben de aspirar esforzarse para conseguir procesos sencillos, estandarizados y fáciles de transmitir. Con tu sistema, tanto los voluntarios como las entidades y tu equipo deben poder hacer todo lo que necesiten, desde registrarse hasta comunicarse o hacer el seguimiento de un proyecto. Sin embargo, a menudo las entidades se encuentran con complicaciones, y puede que te enfrentes a algunos de estos problemas habituales del proceso de gestión de voluntarios. Puedes aliviar muchos de estos problemas con un software de gestión de voluntarios fiable.
Identificar los problemas de tu gestión de voluntarios
Es esencial contar con un proceso de gestión de voluntarios eficiente y fiable. Quieres que tu equipo se centre en atender mejor las necesidades de tu organización. Puedes contrarrestar los problemas de tu organización con un software de gestión de voluntarios como Civic Layer, que te facilita la gestión de los voluntarios y te ayuda a aprovechar al máximo tu tiempo.
1. Es difícil comunicarse con los voluntarios
La comunicación con tus voluntarios es crucial para garantizar el éxito de la misión de tu organización. Con tu actual proceso de gestión de voluntarios, puede que pases mucho tiempo enviando correos electrónicos o llamando y enviando mensajes de texto a tus voluntarios para informarles de los cambios de horario o las actualizaciones. Podrías frustrarte si no cogen el teléfono o no responden a tu correo electrónico.
Tener una forma centralizada de conectar con tus voluntarios ahorra tiempo y crea comunidad dentro de tu equipo. Si tus voluntarios tienen un problema que debe abordarse o un interés específico en un campo concreto, ¡querrás saberlo!
Además, disponer de un sistema para comunicarse con los miembros de tu personal es útil para los nuevos voluntarios. Cuando las nuevas personas entren en tu organización, se sentirán más cómodas haciendo preguntas y siendo miembros activos de tu personal voluntario si existe un proceso de comunicación claro. Ser voluntario en un lugar nuevo puede ser una experiencia desalentadora, y puedes ayudar a tus nuevos voluntarios a sentirse bienvenidos facilitando la comunicación.
Con el sistema de gestión de voluntarios de Civic Layer, puedes enviar mensajes a tus voluntarios y asegurarte de que ven los mensajes importantes. Enviar mensajes con Civic Layer es totalmente gratuito.
2. Es un reto reunir datos o recopilar documentos importantes
Puede que sea todo un reto recopilar datos sobre tus proyectos o tus voluntarios con tu actual proceso de gestión. El seguimiento de los datos es muy importante por varias razones, como conocer el estado y el impacto de proyectos, y la actividad de los voluntarios. Con esta información, tu organización podrá tomar decisiones eficazmente. Con un sistema de gestión de voluntarios, ya no tienes que dedicar tanto tiempo al seguimiento manual de los datos.
Es difícil mantener todos los registros de voluntarios y proyectos si usas copias físicas o varios programas dentro de la organización. Con el software de gestión de voluntarios todo está centralizado y el sistema recopilará la información y la mantendrá en orden. Nunca perderás papeles importantes y podrás estar seguro de que tus datos son fácilmente accesibles siempre que los necesites.
Utilizar software para hacer un seguimiento de los datos y almacenar documentos voluntarios significa que puedes dedicar tiempo a tareas más importantes. Piensa en todo lo que podría conseguir tu equipo si no tuviera que hacer un seguimiento del papeleo o recopilar datos manualmente. Podrá crear rápidamente los informes necesarios, tomar decisiones de forma eficiente y dedicar menos tiempo a comprobar los documentos antes de un proyecto.
3. Tu proceso de captación es poco claro o difícil de entender
El primer paso de tu sistema de gestión de voluntarios es la captación. Si tienes problemas en esta fase, te va a resultar extremadamente difícil hacer crecer tu base de voluntarios. El boca a boca puede ser una herramienta excelente, pero para que tu proceso de captación sea aún más sólido, debes tener una descripción clara de las responsabilidades de los voluntarios, esbozada y fácilmente accesible en tu sitio web.
Tras el proceso de captación viene el periodo de formación. Algunas organizaciones pueden tener problemas también en esta fase del proceso de gestión de voluntarios si no disponen del tiempo o los recursos necesarios para una formación adecuada. Para que tus voluntarios se sientan preparados, dedícales el tiempo adecuado para asegurarte de que reciben la formación adecuada.
Con el software de Civic Layer, tu organización puede anunciar nuevos proyectos, mostrar oportunidades para animar a la gente a implicarse en tus diferentes proyectos y recaudaciones de fondos, y hacer que el proceso de captación sea más eficaz.
Por qué es importante un programa de gestión de voluntarios
Un funcionamiento fluido es clave para el éxito de cualquier organización, y esto se extiende al programa de gestión de voluntarios. El hilo común entre todos los problemas que hemos esbozado en relación con los programas de gestión de voluntarios es la organización. La organización es importante a todos los niveles, incluyendo la programación, la captación, la comunicación y el registro en los eventos. Con el software de gestión de voluntarios, puedes mantenerte eficiente y organizado.
El software de gestión de voluntarios Civic Layer te ayuda a mantenerte organizado con funciones como el seguimiento de voluntarios, una base de datos de voluntarios, la captación de voluntarios, y el almacenamiento de datos. Con Civic Layer, ¡dedica menos tiempo a procesos manuales y más a cumplir objetivos y completar proyectos!
Gestionar voluntarios con el software Civic Layer
Civic Layer es una plataforma VMS escalable y rica en funciones que proporciona a tu organización más control sobre los procesos y las tareas cotidianas. Automatiza y moderniza tu equipo para ahorrar tiempo, implicar a los voluntarios y llegar a tu comunidad de formas nuevas y emocionantes. Las funciones principales incluyen programación, seguimiento, bases de datos, informes, captación y almacenamiento de solicitudes de voluntarios, además de cómodos quioscos de registro, almacenamiento de documentos, seguimiento de grupos y portales de voluntarios.
Programa hoy mismo una demostración en directo para saber más sobre la plataforma Civic Layer y cómo puede beneficiar a tu equipo, o inscríbete en una prueba gratuita de 30 días para conocer más de cerca las funciones del software.
